Régie d’avances et de recettes

Vous allez être nommé régisseur d’avances et/ou de recettes ?
Vous souhaitez obtenir des informations sur vos prochaines fonctions ou avoir des précisions ?
Dans cet article vous trouverez toutes les informations sur l’étendue de vos missions, de votre responsabilité et comment vous prémunir.

Régie d’avances et de recettes : définition

Il s’agit pour un régisseur de procéder au paiement des dépenses (régie d’avances) ou à l’encaissement de recettes (régie de recettes).
Dans le cas ou un régisseur cumule les deux fonctions, il devra alors procéder aux dépenses et à l’encaissement de recettes, il s’agira d’une régie d’avances et de recettes.
Concrètement et à titre d’exemple, une mairie peut décider de créer un poste de régisseur afin qu’il puisse encaisser les recettes du stationnement payant de la ville.
Le régisseur peut également disposer d’une carte bleue afin de faire des dépenses diverses pour assurer le bon fonctionnement de la régie, il s’agira d’une régie d’avances et recettes.

  • Comment allez-vous être nommé ?

Tout simplement par un arrêté de l’ordonnateur de la collectivité ou de l’établissement public local (ou du directeur de l’établissement) après avis conforme du comptable public.
Dans l’acte constitutif de la régie, il sera précisé plusieurs éléments vous permettant de connaitre l’étendue de votre régie, voici quelques éléments qui peuvent s’y trouver :

  • La dénomination de la régie (régie de recettes et/ou d’avances)
  • L’adresse de la régie
  • Le montant de l’encaisse ou de l’avance
  • Les éventuelles sous-régies

Il est intéressant de prendre conseil auprès du comptable public afin d’avoir des informations pratiques pour la mise en place de la régie (ouverture d’un compte DFT, tenue de la comptabilité, fréquence des dépôts à faire, mise en place de contrôles…etc.)

Les intérêts des régies d’avances et de recettes

Une régie a pour objectif de répondre à un service de proximité.
En effet, en principe seul le comptable public peut engager des dépenses ou encaisser des recettes pour le compte de l’état ou d’une administration.
Cependant, en pratique cela serait tout simplement impossible d’assurer un tel rôle.
C’est pourquoi, le régisseur va pouvoir effectuer de l’encaissement ou de la dépense pour le compte du comptable public.
Le régisseur devient un acteur clé pour la bonne gestion des finances publiques.

Les spécificités des régies d’avances et de recettes

« La comptabilité est tenue selon la méthode dite de « la partie double »¹,
Concrètement, le régisseur qui reçoit une somme de 50€ en numéraire au titre d’un encaissement, doit décrire cette opération dans un livre de comptabilité scindé en deux parties (l’une retraçant les moyens d’encaissement, l’autre la nature des produits perçus).
Cette comptabilité doit être tenue quotidiennement et faire ressortir à tout moment :

  • pour les régies de recettes, la situation du montant en caisse ;
  • pour les régies d’avances, la situation de l’avance reçue et de la consommation qui en a été faite.

Vous pouvez au titre de vos fonction être amené à devoir constituer un cautionnement auprès de l’AFCM (Association Française de cautionnement Mutuel). Ce cautionnement n’est pas une assurance mais une garantie pour votre administration. Le montant est calculé en fonction de l’avance consentie et/ou des recettes effectués. »

Régisseurs d’avances
Montant maximum de l’avance pouvant être consentie
Régisseurs de recettes
Montant moyen des recettes encaissées mensuellement
Régisseurs d’avances et de recettes
Montant total du maximum de l’avance et du montant moyen des recettes effectuées mensuellement
Montant du cautionnement
(en euros)
Montant de l’indemnité de responsabilité annuelle
(en euros)
Jusqu’à 1 220 € Jusqu’à 1 220 € Jusqu’à 2 440 € 110
De 1 221 € à 3 000 € De 1 221 € à 3 000 € De 2 441 € à 3 000 € 300 110
De 3 001 € à 4 600 € De 3 001 € à 4 600 € De 3 001 € à 4 600 € 460 120
De 4 601 € à 7 600 € De 4 601 € à 7 600 € De 4 601 € à 7 600 € 760 140
De 7 601 € à 12 200 € De 7 601 € à 12 200 € De 7 601 € à 12 200 € 1220 160
De 12 201 € à 18 000 € De 12 201 € à 18 000 € De 12 201 € à 18 000 € 1800 200
De 18 001 € à 38 000 € De 18 001 € à 38 000 € De 18 001 € à 38 000 € 3800 320
De 38 001 € à 53 000 € De 38 001 € à 53 000 € De 38 001 € à 53 000 € 4600 410
De 53 001 € à 76 000 € De 53 001 € à 76 000 € De 53 001 € à 76 000 € 5300 550
De 76 001 € à 150 000 € De 76 001 € à 150 000 € De 76 001 € à 150 000 € 6100 640
De 150 001 € à 300 000 € De 150 001 € à 300 000 € De 150 001 € à 300 000 € 6900 690
De 300 001 € à 760 000 € De 300 001 € à 760 000 € De 300 001 € à 760 000 € 7600 820
De 760 001 € à 1 500 000 € De 760 001 € à 1 500 000 € De 760 001 € à 1 500 000 € 8800 1050
Au-delà de 1 500 000 € Au-delà de 1 500 000 € Au-delà de 1 500 000 € 1 500 par tranche de 1 500 000 euros
supplémentaires
46 par tranche de
1 500 000 euros supplémentaires

¹ https://www.collectivites-locales.gouv.fr/fiches-questionsreponses

Quelle responsabilité pour les régisseurs ?

La responsabilité du régisseur est fondée par le décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 :
« Les régisseurs chargés pour le compte des comptables publics d’opérations d’encaissement (régisseurs de recettes) ou de paiement (régisseurs d’avances) sont personnellement et pécuniairement responsables de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’ils recueillent ou qui leur sont avancés par les comptables publics, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives ainsi que de la tenue de la comptabilité des opérations.
La responsabilité pécuniaire des régisseurs s’étend à toutes les opérations de la régie depuis la date de leur installation jusqu’à la date de cessation des fonctions. »

  • En pratique quelles sont vos responsabilités ?

Vous êtes tout simplement responsable en cas de perte, vol, disparition ou manquement lors du dépôt des fonds ou de leur conservation.
Du fait de votre fonction, vous êtes responsables personnellement et pécuniairement de tout manquement.
La responsabilité du régisseur s’étend :

  •  à toutes les opérations de la régie depuis la date de son installation jusqu’à la date de cessation des fonctions ;
  • aux opérations qu’il exécute personnellement et à celles exécutées par les agents placés sous ses ordres (mandataires sauf mandataire suppléant).

Néanmoins, Il y a des limites dans cette responsabilité, par exemple, vous ne pouvez pas être tenu responsable en cas de paiement avec un chèque sans provision.
Dans cet exemple, le comptable public pourra vous demander de faire des recherches afin de recouvrer les sommes mais la partie recouvrement incombe à la responsabilité du comptable.

  • Comment est mise en jeu votre responsabilité ?

En cas de déficit constaté, le comptable demande à l’ordonnateur de faire un ordre de versement à votre encontre. A compter de la notification de l’ordre de versement, le régisseur dispose d’un délai de 15 jours pour solliciter un sursis de versement auprès de l’ordonnateur. L’ordonnateur se prononce dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande de sursis. Passé ce délai, le sursis est réputé accordé. La durée du sursis est limitée à une année. En même temps que la demande de sursis de versement, le régisseur peut présenter auprès du comptable public une demande en décharge de responsabilité ou/et en remise gracieuse.
La demande est motivée, elle contient l’exposé précis des événements à l’origine du déficit. L’avis, d’une part de l’assemblée délibérante de la collectivité (conseil municipal) ou de l’établissement public local, et d’autre part de l’ordonnateur (Maire, Président…), sont obligatoirement requis.
S’agissant des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux ou médico-sociaux, le directeur est seul compétent pour donner son avis dès lors qu’il dispose d’une compétence générale pour régler les affaires de l’établissement.

  • Comment se prémunir de cette responsabilité financière ?

L’assurance propose une garantie complète afin de vous couvrir en cas de mise en responsabilité.
Dès lors que votre responsabilité est engagée, l’assurance vous couvrira dans la limite des capitaux garantis.
Que ce soit un faux billet, une erreur de caisse, une perte de chèque, un vol (avec ou sans effraction), la remise de chèque CESU périmés, l’assurance couvrira votre responsabilité.
A titre d’exemple, pour un vol avec effraction de 500 €, l’assurance vous indemnisera jusqu’à 100% du montant (90% en l’absence d’effraction, soit 450 €) pour un coût annuel dès 37 € (option minimale).
Seule l’assurance pourra vous prémunir d’un préjudice financier qui peut être très élevé.

  • Concrètement comment fonctionne l’assurance ?

Par exemple, en cas de faux billet de 20 €, vous nous transmettez l’attestation de la banque de France (ou du transport de fond tel que la Brink ou du Trésor public) par mail ou courrier.
Une fois le document reçu, nous procédons à votre remboursement de 13 € (franchise minimale de 7 €) soit par virement bancaire soit par lettre chèque selon votre convenance.
Le délai moyen de remboursement est inférieur à 15 jours.

Formation aux régies d’avances et de recettes

Vous allez être prochainement nommé(e) régisseur et vous souhaitez vous préparer au mieux, voici nos conseils :

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